Handige info tuineigenaren

Informatie

Het aanmelden van een tuin om deel te nemen aan het evenement is geen garantie op daadwerkelijke deelname.

Voorbereiding:
De tuin

Als tuineigenaar wil je er ongetwijfeld wat bijzonders van maken. Misschien heb je al eerder meegedaan en weet je wat je te wachten staat, maar misschien doe je voor het eerst mee en heb je nog geen idee.
Hieronder een aantal tips voor een goede voorbereiding voor de tuin:

-> Kies (samen met de act die gaat optreden) een goede plek in de tuin voor het optreden.
Denk hierbij ook aan:
- zon/schaduw (staat de act vol in de zon of juist niet?)
- afdak (staat de act droog als het toch een beetje gaat regenen?)
- ondergrond: per act kunnen de wensen verschillen, maar bij bijvoorbeeld een
band met drumstel is een vlakke ondergrond gewenst.
- bereikbaarheid: voor zowel de act (in- en uitladen) als de bezoekers is het
handig als de plek makkelijk bereikbaar is.
- consumpties: wat is een goede plek om consumpties te verkopen?
- toilet: is het toilet vanaf de plek van het optreden goed bereikbaar?
- De Doos: is er een plek waar de doos voor vrijwillige bijdragen kan staan?
Aangeraden wordt een plek waar de bezoekers langskomen bij het weggaan.

-> Zorg voor voldoende zitplekken. Informeer desnoods bij buren of je op de dag zelf wat meubilair kunt lenen. Het is moeilijk aan te geven hoeveel bezoekers je per set gaat krijgen, dit kan variëren van 5-50.
Niet iedereen hoeft te zitten, maar reken minimaal op een zitplek of 15 a 20.
Zet de stoelen bijvoorbeeld 's ochtends alvast neer, zodat je meer tijd over hebt richting de start van het evenement.
-> Versier de tuin! Hierin kun je zo ver gaan als je leuk vindt en bij je past. Als we kijken naar het verleden hebben we o.a. de volgende versieringen gezien: houten bordjes als bewegwijzering, slingers, ballonnen, lampjes, barretjes, 'plattelands producten' in een kruiwagen, bloemen, enzovoorts.
-> Bedenk waar je je consumpties gaat verkopen en maak die plek alvast klaar. Denk hierbij ook aan wisselgeld, electra, een koelkast, thermoskan, enzovoorts.
Zie verderop nog het kopje "Consumpties" voor meer info en tips.

Consumpties

Consumpties
We stimuleren iedereen om in alle tuinen ook consumpties te verkopen. In eerste instantie is dit dan de basis: koffie, thee, fris en 0.0%. Je kan echter ook verder gaan dan dat. Zo zagen we in het verleden o.a. complete catering voorbij komen! Maar ook simpel een schaaltje nootjes op de tafeltjes voegt al iets toe.

Alcohol
Vanwege vergunningen en wetgeving mogen wij als organisatie niet stimuleren om alcoholische drankjes te verkopen. Wij zijn dan ook niet verantwoordelijk (voor de eventuele gevolgen) als dat in een tuin geschonken wordt.

Consumptieprijzen
In principe bepaal je de prijzen zelf als tuineigenaar. Wel hebben we een aantal aanbevelingen qua prijzen:
- koffie/thee: € 0,50 tot € 1,00
- fris: € 1,00 tot € 1,50
- 0.0%: € 1,00 tot € 1,50
Door met hele Euro's of € 0,50 te werken is het aanzienlijk makkelijker met wisselgeld.

Opbrengst consumpties
De opbrengst van de consumpties is natuurlijk voor de tuineigenaar. Je moet ten slotte uit de kosten komen en het zou leuk zijn er iets aan over te houden.

Declaraties / niet uit de kosten komen
Wij hopen dat iedereen minimaal quitte speelt met de (uitgaven en) inkomsten voor de consumpties. Als dit niet het geval is kan een eventueel tekort niet gedeclareerd worden bij de organisatie. We snappen dat dit lastig kan zijn: je weet van te voren niet hoeveel mensen er komen, hoeveel je dus moet inkopen en hoeveel je gaat verkopen.

Handige dingen om aan te denken / checklist
- wisselgeld. Bij de meeste supermarkten kan je vooraf briefgeld wisselen voor muntgeld.
- stroom bijv. voor het koffiezetapparaat en waterkoker.
- thermoskan(nen) bijv. voor koffie en theewater.
- theesoorten bijv. een bakje/doosje met verschillende soorten er in.
- koelkast voor het koel houden van drankjes.
- glazen/bekers. Als je geen eigen glazen gebruikt, stimuleren wij het gebruik van bekers van gerecycled papier.
- overige zaken zoals koffiemelk, suiker, theelepeltjes/roerstokjes, flessenopener, prullenbak/vuilniszakken enz.

Voorbereiding:
afspraak met
de act

Je krijgt dus een act in je tuin (!)
Als er door de organisatie een match is gemaakt tussen een tuineigenaar en een act, krijgt de act van de organisatie de contactgegevens van de tuineigenaar. Je kunt dus na de match een telefoontje, appje of mail verwachten van de act die bij jou gaat optreden.
Het is handig om een keer vooraf af te spreken. Zo ken je elkaar al vóór de dag zelf, maar het is met name handig om een aantal praktische zaken samen door te spreken. Je kunt dan bijvoorbeeld bespreken:

- waar in de tuin ze gaan optreden;
- hoe laat ze komen opbouwen;
- of er bijzonderheden nodig hebt (bv stroom (geaard), ondergrond);
- of er een alternatief aanwezig is bij regen (bv tent, overkapping)
- waar ze kunnen parkeren en/of in- en uitladen;
- (indien van toepassing) of er een limiet is qua geluidsniveau;

Als je bovenstaande goed regelt geeft het voor je zelf meer duidelijkheid en zorgt er voor dat je op dag zelf voor innerlijke rust en meer tijd om te genieten van de muziekact.

Promotie
en eigen
gasten

Je tuin op de website
Op de website van Muziek in de Tuin Dalfsen is een pagina genaamd "TUINEN". Hierop staat een volledig overzicht van alle tuinen in de gemeente Dalfsen die meedoen aan het evenement.

Om jouw huis en tuin op een goede, leuke manier onder de aandacht te brengen vragen wij een korte omschrijving vooraf:
-> Wat is er specifiek, karakteristiek, bijzonder, eigen, mooi, leuk aan jouw tuin en/of huis? Omschrijf dit in een zin of 3.
-> Bij wie zijn de mensen te gast? Denk hier aan de familienaam of alle voornamen, huisdieren en/of vee, etcetera.
Mail dit ruim van te voren naar [email protected] en dan kunnen wij de website aanpassen en mooi op orde maken.

Eigen promotie
Wij waarderen het enorm als je zelf ook promotie maakt voor het evenement en de act die bij jou komt spelen. Denk hierbij aan sociale media zoals facebook, buurtapp,
plaatselijk belangverenigingen, evt. eigen website enz.

Eigen gasten
Naast de bezoekers die op de act en jouw tuin afkomen, kun je natuurlijk zelf ook actief aan het uitnodigen gaan: vraag je buren, vrienden, familie, collega's en kennissen om naar het evenement en jouw tuin te komen.
Hoe meer zielen hoe meer vreugd! Maak hierbij gebruik van je buurtapp. enz.

Vóór het evenement

Banner en De Doos worden gebracht
Voordat het evenement begint (minimaal twee dagen voor het event) komt er iemand van de organisatie bij jou langs met de volgende dingen te bezorgen:
- Banner. Dit is een soort vlag die bij de entree van de tuin geplaatst kan worden voor de herkenbaarheid. Hierdoor weten mensen waar ze moeten zijn. Deze wordt na het evenement weer opgehaald.
- De Doos. Dit is de doos voor de vrijwillige bijdrage. Bezoekers van het evenement kunnen hier cash of digitaal (QR-code) geld achterlaten dat ten goede komt aan de muzikanten. Deze wordt na het evenement weer opgehaald.

Tuinsponsoren
De organisatie werkt ook met tuinsponsoren. Dit zijn mensen (ondernemers) die ter promotie van hun onderneming een vlag of banner tegen vergoeding in één van de tuinen plaatsen. Het kan dus zijn dat er voor het evenement een tuinsponsor bij je langs komt. Na het evenement komt deze persoon dit dan weer ophalen.
De organisatie probeert vooraf kenbaar te maken welke tuinsponsor waar komt.

De buren
Het kan door buren gewaardeerd worden als je hen ruim van tevoren laat weten dat er die dag live muziek bij jou in de tuin is.

Tijdens het
evenement

Je bent tijdens het evenement gastheer/vrouw voor zowel de band als de bezoekers. Hieronder een aantal tips hoe je dit goed en gastvrij kunt laten verlopen:

- Houd tijdens het evenement iemand achter de bar (tip: kinderen vinden het heel leuk om een bardienst te draaien)
- Informeer tussen de sets door / in de pauzes of de act het leuk vond en of ze bijvoorbeeld iets te drinken willen.
- Heet gasten welkom. Sommige mensen ervaren het binnenlopen in een tuin als iemands privé, en een hartelijk welkom kan dan de drempel verlagen.
- Het kan zijn dat er fotografen en/of organisatoren tijdens het event langskomen. Zij zijn herkenbaar aan het witte "Muziek in de Tuin Dalfsen" T-shirt.
- Probeer per set te tellen hoeveel bezoekers er zijn. Hier wordt in de evaluatie door de organisatie naar gevraagd.
- Geniet zelf ook.....
- De muzikant(en) is gevraagd de Doos voor de vrijwillige bijdrage tijdens of aan het einde van elke set onder de aandacht te brengen. Hier hoef je als tuineigenaar dus niet aan te denken.

Na het evenement

Na het evenement (dus na de 3e set van de act) is het iedereen vrij om hier een invulling aan te geven. De ene act wil snel weer huiswaarts; de andere vindt het leuk om nog even te blijven hangen. Hetzelfde geldt voor de bezoekers. Het is aan jou als tuineigenaar om hier (n)iets mee te doen.

Gemaakte onkosten
Eventueel gemaakte onkosten die nog niet terug verdiend zijn uit de verkoop van drankjes kan je cash uit de vrije giften doos halen. Alle cash die overblijft is voor de muzikant(en). De muzikanten weten dat de eventuele onkosten er uit gehaald worden, maar je kunt dit kort sluiten met de muzikant in het kader van de transparantie.

Ophalen banner en De Doos
De organisatie streeft er naar om dezelfde namiddag/avond of maandag na het event nog de banner en de doos op te halen.
De organisatoren zijn herkenbaar aan hun witte "Muziek in de Tuin Dalfsen" T-shirts.

Ophalen promotiemateriaal tuinsponsor
Mocht je een tuinsponsor hebben (zie het kopje "vóór het evenement") dan komt deze het materiaal na het evenement ook weer ophalen.

Evaluatie

Zo snel mogelijk na het evenement krijgt iedereen (muzikanten en tuineigenaren) van ons een evaluatieformulier opgestuurd. Hierin vragen we naar hoe u het heeft ervaren of er verbeterpunten zijn, hoeveel bezoekers je hebt gehad, enzovoorts.
We hopen dat je dit invult en retour zendt aan ons. Hierdoor kunnen wij het evenement nog leuker maken en soepeler laten verlopen!